Когда и зачем нужна модель бизнес-процессов?
| Определение: Модель бизнес-процессов | — это представление бизнес-процессов в виде набора объектов (элементов). В самом простом случае — в виде действий и связей между ними. В более сложных моделях больше элементов (ресурсы, документы и т.п.). |
Полноценное (имитационное) моделирование бизнес-процессов позволяет создавать динамические математические модели бизнес-процессов. Оно может быть очень сложным и детальным, и является избыточным для большинства практических задач.
На практике под моделями бизнес-процессов чаще всего подразумеваются просто схемы бизнес-процессов в разных нотациях, сейчас чаще всего — в bpmn 2.0.
"Запуск" такой "модели" может выглядеть, как токен (цветная точка), "путешествующий" по связям процесса.
Иногда такие схемы можно выполнять в bpms-системах: на основе схемы создаются задачи участникам бизнес-процесса. Это уже настоящее выполнение бизнес-процесса, а не модель.
При этом самой по себе схемы бизнес-процесса недостаточно для его полного описания, поэтому мы чаще всего описываем процесс в виде схемы и таблицы. В таблице содержится текстовое описание, сроки, ссылки на документы.
Упрощённая модель бизнес-процессов достаточна для того, чтобы
Видеть процессы, происходящие в компании, системно, в их последовательности, связи и взаимной вложенности, таким образом можно распределить процессы по важности, определить, откуда нужно начать регламентацию
Согласованная модель позволяет всей управленческой команде предприятия «говорить на одном языке»: одинаково понимать и одинаково называть процессы, происходящие в компании, и следовательно, одинаково понимать, где и чья ответственность
На основе модели формируется представление о взаимодействии процессов, о внутренних клиентах и внутренних поставщиках
На основе модели можно вести разграничение ответственности, а также увидеть недостатки в распределении ответственности (пересечение / отсутствие ответственности)
На основе модели можно выявить, какие процессы нужно регламентировать в первую очередь, понять сложность, трудоемкость работ по регламентации, а также составить план таких работ
Модель позволяет выявить, кого из сотрудников нужно привлекать для разработки требований к тому или иному процессу, и к его регламентации
В ходе составления модели выявляется много сведений о сбоях, конфликтах и проблемных ситуациях, что ценно при дальнейшей работе
Минимальная модель бизнес-процессов
Минимальной формой модели является схема основного бизнес-процесса (который связан с обслуживанием клиента и приносит деньги). Такая схема обязательно составляется, чтобы увидеть взаимосвязь процессов в компании. Процесс может изображаться в виде алгоритма. Дополнительно мы указываем вход и выход для каждого подпроцесса или процедуры.
Пример минимальной модели бизнес-процессов (швейное производство)
Модель может составляться на разную глубину. Если речь идёт о верхнем уровне, то составляется одна схема. Либо же внутри каждого "квадратика"-подпроцесса ещё по одной схеме, и так далее, пока не опустимся на уровень операций.
Нотации моделирования. Краткий обзор нотаций описания бизнес-процессов
| Определение: Нотация | — это форма и правила записи бизнес-процесса. |
Нотация кросс-функциональная схема cross-functional flowchart)
Шире всего мы используем нотации кросс-функциональная схема (cross-functional flowchart) и bpmn 2.0. Первая весьма удобна для восприятия неподготовленным читателем, и используется нами везде, где это важно.
Это нотация класса workflow — поток "работ", то есть действий. Вместе с графическими элементами, применяемым в обычных алгоритмах, используются дорожки, обозначающие должности или подразделения — исполнителей действий (дорожки могут быть и вертикальными, и горизонтальными). Видно, кто что делает.
Сотрудник может смотреть на свою дорожку.
Примеры нотации кросс-функциональная схема cross-functional flowchart):
Пример №1 нотации кросс-функциональная схема
Пример №2 нотации кросс-функциональная схема
Нотация bpmn 2.0
Нотация bpmn 2.0 отличается тем, что:
• содержит не только действия, но и события (причем выделяет разные типы событий)
• содержит больше элементов: указание на документы и хранилища данных, больше типов задач, типов шлюзов, в ней можно описать обработку ошибок в процессе и т.п.
• может использоваться для запуска процесса в BPMS системах (в нашей тоже)
• она различает, когда действие выполняется человеком, а когда — системой, причем выделяет подтипы при этом, т.е. её удобно использовать при автоматизации
Она несколько сложнее для восприятия, но позволяет выразить больше нюансов. Плюс обычно именно она используется в BPMS-системах. Её мы рекомендуем тогда, когда процесс будет исполняться в системе, либо когда пользоваться документами будут более квалифицированные сотрудники, либо когда планируется автоматизация (особенно самописная или с доработками, т.е. не привязанная к жёстко заданному функционалу систем).
Пример нотации bpmn 2.0
Ещё пример нотации bpmn 2.0
Нотация IDEF
Эта нотация сейчас теряет популярность. Она достаточно трудна для восприятия неспециалистами, перегружена лишней информацией (потоки информации, ресурсов, управляющие воздействия), поэтому мы применяем её только для процессов верхнего уровня или тогда, когда нужно описать управленческие воздействия на процесс.
Для процессов верхнего уровня она подходит. IDEF позволяет создать функциональную модель, отображающую структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающие эти функции.
Особенности нотации
• возможность декомпозировать процессы на подпроцессы и, таким образом, строить иерархические модели бизнес-процессов.
• выделение четырех типов стрелок: три типа входов — вход, управление и механизм (это позволяет более гибко описывать логику использования входов в процессе в целях последующего анализа), и выход. (Эти возможности используются только при необходимости, т.е. не стоит цель изобразить все эти потоки на одной схеме).
Построение IDEF0-диаграммы верхнего уровня обеспечивает наиболее общее или абстрактное описание объекта моделирования. На нижнем уровне для описания алгоритма (сценария) выполнения процесса
допустимо сменить стандарт IDEF0 на нотацию Процесс, Процедура, EPC или BPMN 2.0.
Индивидуальные нотации моделирования бизнес-процессов
Нам приходилось также разрабатывать индивидуальные "нотации" под конкретных клиентов. Два удачных примера приведены ниже.
Эта нотация одновременно показывает и процесс, и зоны ответственности, и связи со внешней средой. А если на стрелочках написать названия документов, то будет виден и документооборот
Вот запись бизнес-процесса на карточках, она удобна, чтобы анализировать связи и находить упущенные куски
Эта нотация хорошо себя показала в анализе бизнес-процессов. А ещё она хорошо формирует мышление, позволяющее верно "распутывать" даже сложные бизнес-процессы. Мы даже включили её в курс обучения описанию бизнес-процессов
Информационные материалы по теме бизнес-процессов
Процессное управление и его отличие от ручного
Что вообще такое это загадочное процессное управление? Как оно конкретно выглядит, в чём состоит? Отличие начинается с того, как именно распределяются и ставятся задачи сотрудникам, и как принимается по ним работа.начните отсюда: Разработка бизнес-процессов
Регламент: структура и примерБазовые знания по регламентации бизнес-процессов
Глоссарий по процессному подходу
Нотации описания бизнес-процессов
Регламент: структура и пример
Требования к качественному описанию процесса
Содержательная проверка регламента
Типичные ошибки при регламентации и оптимизации
Система контроля бизнес-процессов
Ещё? → В Базу знаний