Кейс по повышению производительности труда: договорной отдел

Заводсков Сергей Вадимович

Параметры оптимизации	Было	Стало
Загрузка отдела	167%	66%
Необходимая численность отдела	8 чел	4 чел

Также после оптимизации договорной отдел стал выполнять дополнительные функции (эти функции уже включены в 66% загрузки), которые ранее ни за кем не были закреплены и создавали проблемы.

Результаты проекта по сокращению затрат труда

Главный результат: деятельность отдела коренным образом изменена, что привело к сокращению трудоёмкости вдвое и устранению ряда важных ошибок.

Обнаружены:
•    завышение сроков
•    неэффективная организация работы
•    отсутствие нужных функций
•    значительное дублирование операций с бухгалтерией, экономической службой

Важно, что при этом некоторые ключевые функции отдела не выполняются (функции: управление бюджетом СМР и управление подрядчиками, планирование материалов).

 

Разработана модель оптимизации работы отдела, которая дает загрузку 66% - при умеренной (преимущественно внутренней) оптимизации, включающая:
•    Отмену ряда операций
•    Изменение организации работы внутри отдела
•    Изменение порядка взаимодействия с другими подразделениями
•    Изменение подхода к выполнению некоторых работ

Более глубокая оптимизация даст возможность ещё улучшить этот показатель. (Цена обслуживания была от 2300 до 3000 р. за договор/дс, после оптимизации стало 1200 р. за договор/допсоглашение, но даже эта цена вдвое больше нормы.)

 

Оптимизация работы отдела

В настоящей статье приводятся только выдержки из отчёта, по 2 пункта из каждого раздела

Отмена ненужных трудовых операций

Начальник отдела сначала согласует и визирует каждый договор/допсоглашение в бумажном виде, а затем ещё раз в Информационной системе — зачем это? Мы вообще не видим зоны ответственности начальника отдела при использовании типовой формы договора и заключении его по тендеру (95% случаев). Если он отвечает, что форма не менялась — так откуда он знает, не поменял ли специалист чего?

Товарно-транспортные накладные (ТТН) в количестве 400+ штук вводятся и в договорном отделе и в бухгалтерии (даже по 1 минуте уже 8 часов), и довольно трудоемко обрабатываются (сверка ТТН с ТОРГ-12). Зачем оба эти подразделения делают одинаковую работу?
Оставили в ДО минимальную обработку ТТН, хотя по уму вопросы сверки с поставщиком лучше оставить в ведении бухгалтерии. (Сейчас отдел ведёт учёт материалов преимущественно в разрезе сверки с поставщиком и подрядчиком (т.е. отражение факта — что скорее задача бухгалтерии), а нужно — заниматься планированием, исключая перепоставку на этапе заказа, желательно также исключить перезатарку стройплощадок).
...