Внедрение 5S — оптимизация рабочего пространства

Пример различных уровней организации на складе готовой продукции

Работа на складах может быть организована по-разному. Вот несколько уровней совершенства для cклада готовой продукции производства (это НЕ склад логистической компании и не занимается ответственным хранением). В данном случае рассмотрен пример, когда производятся крупные изделия по заказам клиентов.

Уровень 0 (совсем плохо)

Изделие/поддон с изделиями после упаковки попадает на склад, где ставится грузчиком на свободное место. При этом не учитывается, когда данное изделие "поедет" к клиенту. Поиск осуществляет грузчик по памяти. В этом случае, если грузчик заболеет или изделие долго простоит на складе, затраты на поиск могут занять и час на одну единицу изделий, и всё это может повлечь срыв графика отгрузок. Из-за этого грузчик собирает сегодня отгрузки на завтра (а вдруг чего-то не найдёт?).

Уровень 1

Грузчик записывает в тетрадку, куда поставил изделие. Затем смотрит в тетрадку и находит изделие. В этом случае добавляется 5-10 минут ненужной работы на каждое изделие (попробуйте найти в тетрадке изделие, если Вы не знаете, какого числа оно было поставлено). Несколько лучше, если это заносится в компьютер, если там продуманная система хранения данных, тогда вместо 10 минут может быть 2-3 минуты, но всё равно на каждое изделие. (Увы, часто компьютер не заменяет тетрадку, а живет "параллельно" с ней, дополнительно усложняя работу. Или, например, после сканирования штрихкода по-прежнему достают тетрадку или эксель-табличку, потому что, когда делали программу, не учли "незначительные детали").

Уровень 2

Склад разделён на зоны, и грузчик ставит каждое изделие в соответствующую зону. Внутри зона организована так, что номера всех изделий хорошо видны и их легко увидеть (не нужно искать, а можно просто прийти и взять изделие).

Уровень 3

Зоны подобраны так, что те изделия, которые уезжают раньше и/или чаще, ставятся ближе. Чтобы суммарный путь, пройденный изделиями, был меньше, и затраты труда грузчика тоже были меньше.  Из-за этого "оборачиваемость" груза в некоторых зонах возрастает (т.е. зона на 20 поддонов за неделю пропускает через себя 200), и можно ещё сократить площадь склада. Также освобождается время грузчика, и можно поручить ему другую работу.

Уровень 4 (идеальный результат)

Производственный план создан так, что большинство изделий приезжает на склад в точной последовательности отгрузки, в день отгрузки (или в предыдущий вечер) и сразу ставится туда, откуда пойдет в машину. И лишь незначительная часть изделий отправляется в свои зоны для кратковременного хранения. Площадь склада существенно сокращается.

Практическая часть

Как сделать 5S рабочих мест в офисе:

Вытащить всё со своих мест, в том числе из всех  закоулков. (Для крупных помещений можно частями, но нежелательно).

Вытереть, вымыть, удалить грязь.

Выкинуть лишнее, или отложить его в зону карантина, или пометить "красным ярлыком", если предмет пока некуда переместить и предмет на виду.

Выделить «зону хаоса»

Запланировать, где что будет лежать. Можно сразу делать по частям (может быть придется переделать) или сначала обсудить общее расположение предметов и нарисовать общий план. Это уж как удобнее конкретным людям.   Размещение предметов нужно обсудить со всеми, кто будет пользоваться.  Этот момент -самое то, чтобы передвинуть также столы, шкафы, зоны. Выслушайте идеи всех участников обсуждения. очень часто в коллективе гораздо больше хороших решений, чем кажется.

Важно: планировать должны те, кто будет пользоваться. Дело не в том, чтобы всё внешне смотрелось красиво, а в том, чтобы было максимально удобно использовать, то есть для каждой вещи нужно найти наилучшее место.

Это значит, что своё индивидуальное рабочее место человек должен планировать сам. И ничего страшного, если у каждого работника оно будет организовано по-разному.

А вот например общий шкаф с документами, принтер, рабочее место, которым пользуется несколько человек и т.п. — нужно обсудить вместе. Заранее выберите руководителя, который будет принимать решения,  если консенсус не получится.

Разложить вещи примерно так, как будет, и по мере раскладывания подправить план.

Заводсков Сергей Вадимович

Сделать маркировку (создайте файл, которым будете всегда пользоваться, тогда у вас будут одинаковые шрифты и не придется нигде записывать, какой у них размер и пр.)

Сделать "приспособления" там, где они нужны (например, разграничители, коробки и пр.).Со временем вы сможете их улучшить и сделать более красивыми. На начальном этапе достаточно вырезать из картона и склеить скотчем, так как первое время Вы будете их перемещать и менять.

• До:

  Заводсков Сергей Вадимович

• После:

  Заводсков Сергей Вадимович

Пусть каждое рабочее место будет индивидуальным. Не пытайтесь все места сделать одинаковыми, каждый делает под себя. Пусть предметы будут там, где Вам нужно, но пусть у них будет продуманное место.

Важно! Несоблюдение этого принципа в разы повышает сопротивление сотрудников. И наоборот, соблюдение этого принципа может подтолкнуть работников найти интересные решения, сравнивать между собой и в целом гордиться сделанной работой.

Заводсков Сергей Вадимович

Заводсков Сергей Вадимович

Надпись учит нас ставить предмет на место, поэтому нужна!

Кажется, глупо писать "телефон", "чашка". Но, например, раньше я клал сумку куда попало, она все время мешала, иногда терялась. Затем я выделил место для нее, но не сразу привык класть её туда. А когда есть надпись (или другая маркировка, например, контур предмета) — сразу видно, куда положить, и сразу видно, если что-то не на месте. Можете сделать надпись так, чтобы предмет, стоящий на месте, закрывал её.

Когда речь идет о большом количестве предметов, можно использовать не надпись, а их контуры, или выдавленные в соответствующем материале формы и т.п.

Особенно это актуально, когда многие люди используют один комплект инструмента или других каких-либо вещей.

Обязательно кладите каждый предмет на отмаркированное место. Это совсем не долго, если места эти продуманы и удобны. Если предмет не ясно, куда положить, положите его в зону хаоса.

Закрепите провода, а также всё, что может упасть, разбиться, нанести травму.

Содержите свое место в чистоте! Это займет всего несколько минут в день, а настроение будет гораздо лучше.

Стандарт рабочего места и ответственный за содержание рабочего места (или другой зоны, например, шкафа с образцами и т.п.) позволяют проверять друг друга. Стандарт может выглядеть в виде фото с изображением предметов так, как они должны быть расположены, или схемы. Например, так:

Заводсков Сергей Вадимович

Регулярно проводите аудиты друг у друга, и ставьте оценку по результатам. Поощряйте лучших.

Для рабочих мест складских помещений и производства применяется несколько более расширенная технология, об этом будет рассказано в конце статьи.

Ошибки и трудности при внедрении 5S

Итак, идея проста и понятна.

Тем не менее, есть очень мало мест, где она работает. Некоторые говорят, что, мол, это национальная специфика. То есть японцы аккуратны, а русские — раздолбаи.

И забывают, что в Японию-то это пришло из нашей научной организации труда (см. например, работы Гастева, научную организацию труда). Кроме того, у нас в России на японских (да и не только японских), к примеру, автопредприятиях всё прекрасно работает.

Мы уверены, что это можно и нужно внедрять.

Ссылаются на национальную специфику, как правило, те, кто вообще считает, что ничего нельзя улучшить. Часто именно эти люди и создают объективные причины, которые мешают внедрению. Вот например, такие причины:

Отрицательный пример руководителя: сам не делает, или разводит беспорядок, или высказывается негативно, или не участвует в работе, или просто считает это неважным. Недостаточно уважительное отношение руководителя  может очень повредить.

Нам может быть смешно, что в Японии президенты компаний делают уборку вместе со всеми (даже убирают туалеты). Но зато в том числе поэтому там каждый сотрудник 5 минут в день делает уборку.

Иногда руководителю некоторые принципы 5S кажутся глупыми. (Пожалуй, в переговорной и не надо подписывать ручки :) А вот сделать визуализацию, какой включатель включает какие лампы, если там есть сложная система освещения, или где какие образцы, если их много — можно.

В кабинете самого руководителя должен быть порядок не хуже, чем у сотрудников (и это не уборщица должна делать и не секретарь — что касается тех вещей, которыми он пользуется сам). Надписи можно не делать, но вот использвать принцип "чистый стол", грамотно распределить материалы, с которыми часто работает — надо обязательно.

Навязывание стандартов сверху. Стандарты, одинаковые для всех, навязанные сверху — плохо. Хорошо, когда человек сам себе создает оптимальную среду.

Штрафы за нарушения. Штраф, хотя иногда и бывает полезен, в данном случае убивает инициативу и добровольное сотрудничество, подменяет результаты красивыми отчётами.
Хорошо, когда премируют за чистоту. Пусть это будет 500 рублей, (ну хотя бы лучшему), или нематериальное премирование (отпустить в пятницу пораньше, или повесить на доску почёта) или конкурс на лучшее рабочее место. Это важно.

Руководитель нарушает обещания о премировании.

Сопротивление и неумение с ним работать: "Я и так знаю где что лежит", "Я и так всё могу найти", "Это творческий беспорядок", "Что, это значит, что я плохо работаю?!",  "Мне так удобнее!", "Это ерунда, это не поможет".

Да, существует закономерное сопротивление изменениям, и особенно в части порядка и совершенствования работы, то есть повседневных привычек.

Основная трудность и задача — это изменить мышление людей. Для этого мы стараемся побудить каждого придумать свою, пусть маленькую, идею. Такую идею человек внедряет гораздо охотнее. (Интеллектуальное творчество — это одно из высших наслаждений, между прочим.)

Перестаём контролировать и поддерживать.

Трудности есть. Значит ли это, что не надо внедрять 5S?

Вряд ли. Даже если не удаётся воплотить всё полностью, это всё равно шаг и, особенно в первый раз, всё равно экономит пространство и время.

Внедрение 5S не на одном рабочем месте, а на предприятии

У внедрения на предприятии есть свои отличия по сравнению с отдельным рабочим местом.

Организационные отличия. Действительно, на складе нельзя всё вытащить со своих мест и затем начать раcкладывать: на это не хватит ни места, ни времени — ведь нельзя остановить работу склада на несколько дней. В цеху нельзя двигать оборудование "на глазок", как шкафы в кабинете. И есть ли смысл ограничиться рациональным размещением инструмента на столах, когда работники, материалы и заказы "наматывают" по предприятию десятки лишних километров? Плюс во внедрении участвует много народу, у всех них свои роли и свои задачи, нужно суметь каждому объяснить и замотивировать его.

Необходимость работы с сопротивлением. 5S склада, зонирование и работа с неликвидами обычно нравятся людям. А вот всё остальное — нет. У наших специалистов есть опыт работы с сопротивлением. Есть опыт, как побудить человека самому сделать, как пробудить энтузиазм. 
Есть опыт ведения тренингов, опыт работы с группой, опыт противостояния давлению. И мы не боимся быть "плохими", когда это нужно, и умеем поддержать первые самостоятельные творческие шаги человека.